การวางแผน : ในมุมมองการวางแผนเป็นการเริ่มต้นที่สำคัญ

นิยาม                                              

คำว่า “แผน” พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542 ได้ให้ความหมายไว้ว่า “สิ่งที่กำหนดเป็นแนวดำเนิน เช่น การวางแผน, แบบ, ตำรา เช่น แผนโบราณ แผนปัจจุบัน. แผนการ คือ แผนตามที่กะกำหนดไว้ แผนงาน คือ แผนที่วางไว้เป็นแนวในการดำเนินการ” 

ในชีวิตประจำวันของคนเรามีเรื่องที่คิดหรือกำหนดกระทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่มีลักษณะของ “แผน” หรือ”การวางแผน” มากบ้างน้อยบ้าง ทั้งในทางส่วนตัว เช่น เรื่องการเดินทาง การท่องเที่ยว การกินอาหาร การเล่นกีฬา ฯลฯ หรือในการทำงาน เช่น การประชุม การจัดกิจกรรม การพบปะบุคคล ฯลฯ การมี “แผน” หรือ “การวางแผน” จึงเป็นเรื่องปกติของสำหรับคนเราทุกคน  

ในเชิงวิชาการ “แผน” (Plan) เป็นวิธีการดำเนินการให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งมีลักษณะเฉพาะที่จะทำให้พันธกิจขององค์การประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์

“การวางแผน” (Planning) เป็นกระบวนการพิจารณาตัดสินใจล่วงหน้าสำหรับทางเลือกที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานโดยอาศัยทรัพยากรทางการบริหาร และปัจจัยต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

การวางแผนเป็นการคิดเพื่อให้มีการกระทำ โดยมีลักษณะของการอธิบายตอบคำถาม เพื่อที่จะบอกให้รู้ว่าจะมีใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร และทำไม เพื่อการนำไปสู่การดำเนินการต่อไป

กล่าวได้ว่า “แผน” เป็นสิ่งที่คิดขึ้นก่อนทำ การวางแผนเป็นกระบวนการคิดก่อนทำ มีลักษณะของการคิดไปข้างหน้า การวางแผนจึงเป็นกระบวนการแรกของการดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ แผนเป็นได้ทั้งสิ่งที่คิดอยู่ในสมองหรือที่บอกเป็นข้อความหรือมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรหรือที่ผ่านกระบวนการจัดทำแผนตามหลักวิชาการ

การบริหารจัดการกับการวางแผน

ตามหลักการบริหารจัดการ กระบวนบริหารจัดการ (Management Process) ประกอบด้วย 1) การวางแผน (Planning)2) การจัดองค์การ (Organizing) 3) การนำ (Leading) และ 4) การควบคุม (Controlling)  

“การวางแผน” เป็นขั้นตอนแรกของกระกระบวนบริหารจัดการ จึงมีความสำคัญในตัวเองและต่อกระบวนการอื่น  เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญที่จะทำให้กระบวนการต่อเนื่องอื่น ๆ สามารถดำเนินการต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สำหรับผู้บริหาร “การวางแผน” ถือเป็นบทบาทหน้าที่หลักที่สำคัญ โดยเฉพาะในเรื่องของวิสัยทัศน์ การกำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ และเป้าหมายของแผน รวมทั้ง การควบคุมและกำกับการดำเนินการให้เป็นไปตามแผน 

สำหรับในส่วนของผู้ปฏิบัติงาน นอกจากจะต้องปฏิบัติตามแผนหรือนำแผนไปปฏิบัติแล้ว ก็อาจต้องมีการวางแผนสำหรับการปฏิบัติงานต่อไปด้วย 

อีกทั้ง หากมีกรณีที่จะต้องมีการกระทำกิจกรรมใดอื่น ผู้บริหารหรือผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องก็จะต้องเริ่มต้นสำหรับกิจกรรมเหล่านั้นด้วยการวางแผนเป็นลำดับแรก  

กระบวนการวางแผน

กระบวนการของการวางแผน ประกอบด้วย 3 ขั้นตอนหลัก ได้แก่ 

1. การวางแผน (Planning) โดยการรวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล พิจารณาปัญหา กำหนดวัตถุประสงค์ กำหนดทางเลือก และจัดทำแผน 

2. การปฏิบัติตามแผน (Implementation) เป็นการนำแผนที่จัดทำไปดำเนินการ

3. การประเมินผล (Evaluation) เป็นการติดตามประเมินผลตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นการดำเนินการตามแผน

โดยทั้ง 3 ขั้นตอนมีความสำคัญเชื่อมโยงด้วยกัน หากมีการวางแผนไว้ดี การนำไปปฏิบัติดี ก็จะเกิดผลดีทำให้พันธกิจหรือภารกิจขององค์การประสบความสำเร็จด้วยดี (เปรียบได้กับการดำเนินชีวิตของคนเรา หากคิดดีและกระทำดีชีวิตก็จะดีไปด้วย)

คุณลักษณะพิเศษสำคัญของกระบวนการวางแผน โดยเฉพาะการวางแผนพัฒนาซึ่งทำให้การวางแผนพัฒนามีความต่อเนื่อง คือ กระบวนการดำเนินการที่เป็นวงจรหมุนวนไปอย่างต่อเนื่อง เหมือนวงล้อที่กำลังหมุนไปข้างหน้าจะไปได้ไกลแค่ไหนก็ขึ้นอยู่ที่แรงผลักที่มีต่อวงล้อนั้น

กระบวนการวางแผน จึงมีความสำคัญทั้งกระบวนการ ตั้งแต่การวางแผน การปฏิบัติตามแผน และการประเมินผล ซึ่งเกี่ยวข้องกับทุกองคาพยพขององค์การ และเป็นเครื่องมือสำคัญที่ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องทั้งหลายสามารถนำไปใช้ให้เป็นประโยชน์ได้โดยทั่วไปหรือเฉพาะกรณี

ประเภทของแผน

แผนแบ่งออกได้หลายประเภทตามลักษณะหรือชนิดของแผน คือ 

1. การแบ่งตามระยะเวลา ได้แก่ แผนระยะสั้น แผนระยะกลาง และแผนระยะยาว 

2. การแบ่งตามชนิดของแผน ได้แก่ แผนกลยุทธ์ (Strategic plan) แผนยุทธวิธี (Tactical plan) และแผนปฏิบัติการ (Operational plan) 

3. การแบ่งตามลักษณะการใช้ ได้แก่ แผนประจำ (Standing plan) และแผนการใช้ครั้งเดียว (Single use plan) 

แผนแต่ละประเภทมีแนวคิด หลักการ และองค์ประกอบของการจัดทำที่มีลักษณะเฉพาะ ทำให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องสามารถใช้แผนเป็นเครื่องมือในการกระทำภารกิจขององค์การให้ประสบความสำเร็จได้อย่างครอบคลุม

ตัวอย่างของการวางแผนที่คุ้นเคยกันดี ได้แก่ แผนยุทธศาสตร์ แผนปฏิบัติการประจำปี แผนปฏิบัติการ และแผนปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งเป็นการวางแผนสามารถถ่ายทอดรายละเอียดการดำเนินการได้สมบูรณ์ทุกมิติ และมีความคลอบคลุมในเชิงกระบวนการวางแผนและในเชิงเนื้อหาตามพันธกิจขององค์การ  

การประเมินประสิทธิภาพ

เครื่องมือสำคัญที่ใช้สำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานหรือเป็นเครื่องมือสำหรับการตรวจสอบประเมินประสิทธิภาพการพัฒนา คือ วงจรเดมมิ่ง (DEMING CYCLE) หรือวงจรการควบคุมคุณภาพ (PDCA Cycle) ซึ่งประกอบด้วย 1) การวางแผน (Plan) 2) การปฏิบัติตามแผน (DO) 3) การตรวจสอบ (Check) และ 4) การแก้ไขปรับปรุง (Act) ซึ่งเป็นกระบวนการดำเนินการที่มีลักษณะเป็นวงจรที่หมุนต่อเนื่องไป

ประโยชน์ของการวางแผน

การวางแผนช่วยค้นหาปัญหา ทำให้ได้แนวคิด แนวทางการพัฒนา และแนวทางการดำเนินการอย่างมีระเบียบแบบแผน เป็นกรอบแนวทางสำหรับวิธีปฏิบัติ ควบคุม และติดตามการดำเนินงาน ทำให้การดำเนินงานต่าง ๆ มีความชัดเจน ลดความซ้ำซ้อน

ตัวอย่างบางมุมมอง

ในการประชุมปรึกษาหารือเพื่อพิจารณาดำเนินการกิจกรรมเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ผู้บริหารหรือประธานการประชุมอาจจะเริ่มต้น ด้วยคำถาม “ใครมีแผนอย่างไร” เพื่อทราบการเตรียมการหรือแนวคิดเบื้องต้น และเป็นการประเมินการเตรียมความพร้อมหรือการให้ความสำคัญกับกิจกรรมดังกล่าว 

ในการติดตามสถานการณ์ของเหตุการณ์สำคัญๆ นอกจากข้อมูลข้อเท็จจริงและแนวโน้มของสถานการณ์แล้ว สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารต้องการทราบก็คือ “แผนการดำเนินการ” โดยคำถามแรกที่อาจเกิดขึ้นในการสนทนา คือ “มีแผนการดำเนินการอย่างไร” ซึ่งไม่ได้เป็นเพียงการรับทราบเป็นข้อมูล แต่มีความสำคัญต่อการพิจารณาวินิจฉัยสั่งการหรือการตัดสินใจดำเนินการอย่างไรต่อไปด้วย

ใครหลายคนคงได้เคยดูหนังเกี่ยวกับเหตุการณ์ความรุนแรงที่เกิดจากอุบัติภัยหรือภัยพิบัติต่างๆ ซึ่งจะเห็นว่า เมื่อผู้บริหารระดับสูงเข้ามาติดตามสถานการณ์หรือควบคุมสถานการณ์ก็มักจะเริ่มต้นด้วยคำถามแรก คือ “มีแผนอย่างไร” ซึ่งอาจเป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการวางแผนที่เป็นเรื่องที่ยอมรับกันโดยทั่วไปได้เป็นอย่างดี.

 

                                      ****************************** 

 

อ้างอิง

ประเวศน์ มหารัตน์สกุล. (2560). กลยุทธ์การวางแผนและการจัดการ. กรุงเทพฯ : ปัญญาชน.

พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542

สมยศ นาวีการ. (2538). การบริหาร. พิมพ์ครั้งที่ 2. กรุงเทพฯ : ดอกหญ้า.

ศิริวรรณ เสรีรัตน์ และคณะ. (2545). องค์การและการจัดการ. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์ธรรมสาร. 

https://uacinfo.kku.ac.th

https://th.hrnote.asia

https://www.ubu.ac.th

https://th.wikipedia.org