การบริหารเวลาในอดีตประกอบด้วย 3 ยุค คือ
การบริหารเวลาในยุคที่ 1 เป็นการบริหารเวลาจากแนวความคิดเกี่ยวกับ การเตือนความจำ โดยมีเครื่องมือในการบริหารเวลา คือ การจดโน้ตและการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
ข้อดี การบริหารเวลามีความยืดหยุ่น ไม่มีการกำหนดตารางนัดหมายจนล้นหรือเป็นระเบียบ เเบบแผนมากเกินไป และเป็นการบริหารเวลาที่สามารถตอบสนองต่อผู้อื่นมากกว่า เนื่องจากการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์หรือสิ่งแวดล้อม
ข้อเสีย การบริหารเวลาไม่สามารถรักษาข้อตกลงที่ทำไว้ได้
เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญ คือ สิ่งที่อยู่ในปัจจุบันเท่านั้น
การบริหารเวลาในยุคที่ 2 เป็นการบริหารเวลาตามแนวความคิดของการวางแผนและการเตรียมพร้อม ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารเวลา คือ ปฏิทิน และสมุดนัดหมาย ในการบริหารเวลายุคนี้จะมีการวางแผนกิจกรรมสำหรับอนาคต มีการบันทึกข้อผูกมัดและกำหนดเวลาที่แน่นอน
ข้อดี มีการจดรายการข้อผูกมัดและการนัดหมาย มีการกำหนดจุดมุ่งหมายและการวางแผนสิ่งที่จะทำ การประชุมและการนำเสนองานมีประสิทธิภาพ เพราะมีการเตรียมพร้อมและการวางแผนล่วงหน้า
ข้อเสีย ในการบริหารเวลามีการให้ความสำคัญต่อแผนกำหนดการมากกว่าบุคคล โดยเน้นถึงสิ่งที่ต้องการมากกว่า สิ่งที่จำเป็นหรือสิ่งที่ทำให้บรรลุความตั้งใจ ดังนั้นจึงมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญในชีวิต คือ สิ่งที่อยู่ในแผนกำหนดการ
การบริหารเวลายุคที่ 3 การบริหารเวลาในยุคนี้เป็นการบริหารเวลาภายใต้แนวความคิดของการวางแผน การจัดลำดับงาน และการควบคุมงาน ซึ่งมีวิธีการบริหารเวลา คือ กำหนดเป้าหมายระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น โดยในการกำหนดเป้าหมายแต่ละระยะนั้นจะพิจารณาถึงค่านิยมเป็นหลัก เครื่องมือในการบริหารเวลา คือ สมุดวางแผน หรือตารางบันทึกเวลา
ข้อดี ให้ความสำคัญต่อความรับผิดชอบ ความมีคุณค่า และความสำคัญต่อการนำค่านิยมมากำหนดเป้าหมายทั้ง 3 ระยะ ซึ่งก่อให้เกิดการกระทำที่มีระเบียบแบบแผน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ข้อเสีย เป็นการบริหารเวลาที่ทำให้บุคคลยึดติดในหลักเกณฑ์ของตนเองมากเกินไป ขาดความยืดหยุ่นต่อสิ่งแวดล้อม และสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ขาดความสมดุลในบทบาทที่ต้องรับผิดชอบ เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำมีมากเกินไป และในการบริหารเวลาให้ความสำคัญต่อแผนการกำหนดเวลามากกว่าบุคคล ดังนั้น สิ่งที่สำคัญในชีวิตจะถูกกำหนดด้วย ความเร่งรีบและค่านิยม เนื่องจากการบริหารเวลายุคนี้ให้ความสำคัญต่อการจัดการเรื่องเร่งด่วน สิ่งกดดัน วิกฤตต่างๆ
ปัญหาสำคัญของการขาดประสิทธิภาพในการบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค คือ การให้ความสำคัญต่อความเร่งด่วนมากกว่าสิ่งที่สำคัญ ดังนั้น จึงมีการแนวคิดเรื่องการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมต่างๆ มาใช้ในการการแก้ปัญหานี้
การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม แบ่งเป็น 4 ส่วน ได้แก่ 1. กิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วน 2. กิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 3. กิจกรรมที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ 4. กิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน โดยกิจกรรมที่สำคัญหรือสิ่งที่สำคัญ คือสิ่งที่จะนำไปสู่จุดหมายที่ตั้งไว้ แต่กิจกรรมเร่งด่วนหรือสิ่งที่เร่งด่วน คือสิ่งที่นอกเหนือจากสิ่งที่กำหนดไว้ ดังนั้นการบรรลุถึงประสิทธิภาพของการบริหารเวลาในยุคที่ 4 คือ การต้องทำกิจกรรมที่สำคัญและไม่เร่งด่วนให้สอดคล้อง กับการจัดการเวลา เนื่องจากเป็นการทำกิจกรรมที่มีการจัดระบบ และมีการวางแผนล่วงหน้า
นอกจากเหนือการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมแล้ว การเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ ซึ่งประกอบด้วย ความต้องการด้านจิตวิญาณ (Spiritual needs) ความต้องการด้านสติปัญญา (Mental needs) ความต้องการทางกายภาพ (Physical needs) และความต้องการทางสังคม (Social needs) และศักยภาพของคุณสมบัติเฉพาะมนุษย์ 4 ประการ (The Potentiality of the Four Human Endowments) ซึ่งประกอบด้วย การรู้ตนเอง (Self – awareness) จิตสำนึก (Conscience) จินตนาการที่สร้างสรรค์ (Creative thinking) และความต้องการอิสระ (Independent will) ยังเป็นอีกส่วนประกอบที่ก่อให้เกิดการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค มีวิธีการ รูปแบบ ข้อดี และข้อเสียในการบริหารเวลาที่แตกต่างกัน แต่การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุคนี้ ยังไม่สามารถที่แก้ปัญหาหรือบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพนั้นต้องมีความสอดคล้องขององค์ประกอบ 2 ด้าน คือ การจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตหรือปณิธาน
การบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นการบริหารเวลาที่มีการผสมผสานการจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตเข้าด้วยกัน วิธีการบริหารเวลาที่จะนำไปสู่ยุคการบริหารเวลายุคที่ 4 คือ การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
กระบวนการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ประกอบด้วย
นอกจากกระบวนการจัดตารางเวลา องค์ประกอบสำหรับการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 แล้ว องค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่ง คือ การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน
การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน หมายถึง การทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคนในองค์กรและสังคม เพื่อให้บรรลุถึงการบริหารเวลา อย่างมีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 ซึ่งให้ความสำคัญต่อบุคคลมากกว่าการบริหารจัดการสิ่งของ ดังนั้นการทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคน ในองค์กรและสังคมจึงต้องสร้างวิสัยทัศน์หรือปณิธาน และเป้าหมายร่วมกัน โดยผ่านเครื่องมือของการบริหารเวลา คือ กระบวนการแห่งการชนะ 3 ประการ ซึ่งประกอบด้วย
อาจสรุปได้ว่าการบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นยุคของการบริหารเวลาที่สามารถแก้ไขปัญหาและรวบรวมข้อดีของการบริหารเวลายุคต่างๆ ในอดีตที่ผ่านมา รวมทั้งเป็นการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพและสามารถก่อให้เกิดประสิทธิผลได้ดีที่สุด
บทความโดย Stephen R. Covey, A. Roger Merrill and Rebecca R. Merrill แปลเป็นไทยโดย น.ส. ณฉัฐ จิตต์เยี่ยม
สุขสันต์วันเด็ก อยากจะชวนไปดูแบบอย่างของอดีตเด็กที่ http://gotoknow.org/blog/somdejmas/418627